Réussissez la transformation de votre Digital Workplace en 6 étapes

Le poste de travail connaît une évolution numérique inévitable en entreprise suite à la crise sanitaire lié au Covid-19. On parle désormais de Digital Workplace. Quels sont les enjeux liés à ce nouvel espace de travail pour les entreprises ? Comment le mettre en place afin que chaque collaborateur l’adopte dans ses habitudes au quotidien ?

Digital Workplace, de quoi parle-t-on ?

L’accélération de la transformation des organisations, l’avènement du Cloud ou encore la mobilité, ont façonné de nouvelles manières de travailler, des relations hiérarchiques différentes, et favorisé la culture numérique. Dans ce contexte en mouvance perpétuelle, le Digital Workplace offre aux collaborateurs les outils technologiques adéquats pour travailler plus efficacement.

Centré sur l’utilisateur, le Digital Workplace permet de répondre à des enjeux de productivité en fluidifiant l’information et en facilitant les processus. Le Digital Workplace se veut également être vecteur de collaboration et de bien-être au travail.

Concrètement, le Digital Workplace fédère, sur une plateforme commune, l’ensemble du champ informatif et applicatif de l’organisation. Son système d’authentification unique ouvre l’accès à toutes les briques – gestion documentaire, réseau social d’entreprise, outils de gestion de projet, processus métiers, applications collaboratives… – qui sont combinées et intégrées entre-elles.

Le défi consiste à être en mesure de gérer l’impact du changement, afin que la mise en place du projet puisse tenir ses promesses et ouvrir les portes d’une meilleure productivité.

Le Digital Workplace : quelle valeur ajoutée pour les entreprises ?

L’explosion des outils liés aux nouvelles technologies, combinée à l’évolution des usages comme le travail à distance par exemple, a « obsolétisé » des méthodes telles que l’utilisation de l’email ou le stockage de données sur un serveur. L’ère est à la réactivité en temps réel, à l’innovation et à la collaboration, conditions pour rester dans la course à la productivité, et ne pas se laisser distancer.

Un accès unique pour toutes les applications

L’innovation incarnée par le Digital Workplace consiste en une solution globale tout-en-un, associant outils, stratégies organisationnelles, processus et sécurité pour développer un poste de travail numérique. Elle fonctionne par un accès unique s’ouvrant sur l’agrégation de briques technologiques différentes : applications métiers (comptabilité, CRM…), moteur de recherche, messagerie instantanée, outils collaboratifs, groupes de travail, réseau social interne, etc..

Une communication interne fluidifiée

Le niveau d’information est donc le même pour l’ensemble des collaborateurs, qui disposent d’outils adaptés à leurs besoins. L’automatisation de certaines tâches augmente leur productivité et leur permet de se concentrer sur leur cœur de métier. De même la plateforme facilite la communication et la collaboration, et ce, à tout moment, à toute heure, et en tout lieu, y compris en mobilité. En résumé, réactivité et synergie pour une productivité accrue !

60% des entreprises européennes n’ont pas défini de stratégie précise concernant le développement d’un environnement de travail numérique lié à la création d’un Digital Workplace.*

Quels écueils éviter pour la mise en place du Digital Workplace en entreprise ?

La mise en place d’une plateforme de Digital Workplace – du type Microsoft Office 365 ou G Suite – constitue un vaste chantier, avec un risque de l’aborder d’un point de vue technique plutôt qu’en véritable projet de transformation d’entreprise.

Lire aussi : Office 365 : garantir son adoption par vos équipes dans la durée

1/ Ne pas définir de stratégie en amont du déploiement

« 60% des entreprises européennes n’ont pas défini de stratégie précise concernant le développement d’un environnement de travail numérique lié à la création d’un Digital Workplace. » selon le Digital Workplace report : transforming your business  publié par Dimension Data. Pour résumer, « il faut l’installer » mais on ne sait pas vraiment pour qui, pourquoi, comment, combien, où et dans quel but… Un défaut d’anticipation qui risque de peser lourd, très rapidement, dans la balance du succès.

2/ Ne pas partager la stratégie et les objectifs

Avant de s’engouffrer directement dans une communication axée sur les évolutions technologiques et les bénéfices apportés aux collaborateurs, il est indispensable de partager une vision claire donnant du sens au changement impulsé et des objectifs partagés portés par un véritable plan de communication dédié au projet de Digital Workplace.

3/ Ignorer les freins liés à l’historique SI

La complexité des systèmes d’information existants peut avoir également constitué un tel frein à l’évolution des habitudes de travail jusqu’alors, que le déploiement de tout nouvel outil technologique, est perçu comme une montagne à escalader… Même si l’objectif initial est de faciliter les process, favoriser la collaboration et développer la flexibilité.

Il est donc impératif de travailler sur ces freins afin que la mise en place du Digital Workplace soit accueillie avec enthousiasme comme une vraie valeur ajoutée par les collaborateurs. Oui mais comment ?

Les clés d’une transformation « Digital Workplace » réussie : l’adoption par les collaborateurs

Comme tout projet de transformation d’entreprise, la réussite de la transformation de votre Digital Workplace ne tient pas tant à l’installation de l’outil qu’au fait qu’il soit adopté et bien utilisé par vos collaborateurs. La technologie ne constituant en définitive que le facilitateur vers une nouvelle manière de travailler, la clé est de savoir comment changer les méthodes de travail en équipe.

1/ Associer tous les collaborateurs à une réflexion commune

Dès les prémices du projet, il est crucial d’associer tous les collaborateurs à une réflexion commune. Elle permet d’identifier les besoins des équipes métiers en fonction du type de population et de leurs usages, de construire une vision partagée en fonction des enjeux, et de définir les objectifs que le Digital Workplace va permettre d’atteindre.

Souhaite-t-on optimiser la gestion de projet, améliorer le travail d’équipe, automatiser certains processus ? Comment envisage-t-on la connexion à la plateforme en mobilité ? Doit-on intégrer toutes les données sur ce poste de travail numérique ?

Pour résumer, il faut se poser les bonnes questions en amont, et « la jouer » collectif.

2/ Définir clairement l’environnement de travail

Il est important de travailler sur les différents niveaux de changement, qui vont permettre de fournir une gouvernance équilibrée entre la politique de l’entreprise et les libertés individuelles. Le Digital Workplace offrant aux collaborateurs, un accès aux données de l’entreprise à tout moment, sur tout périphérique et à partir de n’importe quel endroit, l’environnement de travail doit être solidement défini.

A ce titre, 3 points clés sont à adresser :

• Déterminer quels sont les outils appropriés et sécurisés, offrant une marge de manœuvre adaptée aux évolutions du secteur ;
• Cadrer le champ d’application de ces différents outils : gestion des documents, des flux de travail, des plannings, des messageries… ;
• Identifier les nouvelles pratiques liées à leur usage.

3/ Communiquer positivement sur le projet

Il est indispensable pour maintenir la motivation de communiquer de manière attractive, positive, et continue sur le projet.

Vous pouvez par exemples utiliser :

• des vidéos pédagogiques et ludiques,
• des guides pratiques par usage métier,
• des jeux,
• des retours d’expérience de collaborateurs,
• des recommandations personnalisées,…

Quelle que soit la forme de communication utilisée, dans tous les cas, il faut encourager le passage à l’action.

4/ Mesurer le niveau d’adoption individuelle et collective

Afin de connaître à titre individuel et collectif le niveau d’adoption et de performance atteint, des Key Success Indicators simples et partagés doivent être définis pendant la phase de préparation du projet. Ils permettent de mesurer de manière objective l’ancrage des nouveaux usages et réagir sur des points précis d’amélioration.

5/ Créer une dynamique communautaire

Former des groupes en fonction des métiers, des intérêts, des compétences diverses des collaborateurs permet de :

• rompre les silos hiérarchiques,
• valoriser la reconnaissance individuelle,
• favoriser une communication transparente,
• développer une collaboration plus efficace.

En s’appuyant sur des ambassadeurs naturels qui véhiculent les nouvelles méthodes de travail et leurs bonnes pratiques, et en animant de manière personnalisée les communautés, une dynamique interne se crée. De cette manière, l’adoption et la pérennisation des usages liés au projet s’accélèrent et la performance est atteinte plus rapidement.

6/ Maintenir l’engagement des collaborateurs dans la durée

Si associer les collaborateurs au processus de réflexion et de décision donne du sens à la nécessité du Digital Workplace et suscite l’adhésion, il est tout aussi crucial de les accompagner et d’animer leur parcours d’adoption dans la durée, au-delà de la phase déploiement, pour maintenir leur engagement. Le collaborateur devient alors acteur du changement, une clé indispensable à l’atteinte de l’équation du succès du projet.

En route vers une (r)évolution du bureau physique

La mise en place du Digital Workplace entraîne une (r)évolution du bureau physique, une ouverture des espaces de travail et une transformation profonde des usages. Elle ne se résume donc pas à une simple réorganisation ou à l’installation de nouveaux outils, mais constitue un vrai projet de transformation d’entreprise, dont la clé du succès consiste en son adoption par les collaborateurs.

La plateforme de conduite du changement InsideBoard permet de répondre à cet enjeu. Directement intégré dans les outils de Digital Workplace, Microsoft Office 365 notamment, InsideBoard enrichit l’expérience collaborateur en lui proposant de s’informer, de se former à son rythme, d’adopter les usages métiers plus facilement par le jeu, d’échanger sur les meilleures pratiques avec sa communauté d’entreprise, et de mesurer ses progrès en temps réel.

Fini l’empilement applicatif, InsideBoard réunit en une plateforme unique l’ensemble des leviers d’engagement essentiels à une mise en place et à la pérennisation d’un espace de travail numérique réussi !