Outils de e-Sourcing : le défi de l’adoption par les services Achats

Comment expliquer que le e-Sourcing, ou gestion des appels d’offres, ne soit pas devenu la norme de la gestion des équipes achats comme le CRM est celle des équipes de vente ? Il vient naturellement à l’esprit différentes raisons : mauvais choix d’implémentation ou manque d’impulsion de la Direction, faiblesses fonctionnelles ou mauvaise expérience utilisateur, absence de collaboration des fournisseurs ou de méthodologie d’adoption.

Le e-Sourcing est d’abord un outil de pilotage au service de la Direction des Achats

Trop souvent les modules e-Sourcing sont déployés comme aide à la productivité des acheteurs alors que les objectifs premiers sont conformité et pilotage. En effet, en rendant obligatoire l’usage du e-Sourcing, le Directeur des Achats pourra piloter les interactions avec le marché fournisseurs, les collaborateurs externes, en étant assuré que, selon la famille Achats, soit utilisé le bon panel et le bon processus. Il saura mesurer la charge de travail de ses équipes grâce à des indicateurs intégrés. Le pilotage et la conformité doivent être la clé de voûte des choix d’implémentation de la solution avec une adoption totale de rigueur.

Parcours de montée en compétence et équipe en support sont les conditions de succès

Alors que les équipes de vente s’organisent autour d’une équipe de support et administrateur appelée Sales Operations, la trop fréquente absence d’un Purchase Operations, un support aux acheteurs dans leur usage au quotidien ne permet une adoption bénéfique. S’il est relativement simple d’utiliser ces outils pour le bénéfice du pilotage de la Direction, bénéficier des fonctions avancées requièrent des compétences plus pointues. Changer la manière de créer ses grilles de cotations pour tirer parti de la puissance de ces outils demandera une attention soutenue. Au-delà de l’équipe support, la réussite du projet de e-Sourcing passe par les acheteurs : il faut leur assurer une montée en compétence sur les outils qui leur permettra une adoption dans la durée.

Lire aussi : Accompagner l’impérative montée en compétences des collaborateurs à distance

Les Fournisseurs sont peu friands des logiciels de gestion des appels d’offres

Alors que les commerciaux utilisent leur CRM avec peu d’interactions externes, les acheteurs et leur SI Achats font activement intervenir des tiers internes et les fournisseurs. Pierre dans le jardin des éditeurs, l’interface homme-machine proposée aux fournisseurs n’est qu’une réplique de l’interface utilisateur standard. Alors que le fournisseur est un utilisateur occasionnel, il devrait dès lors bénéficier d’une refonte de l’expérience utilisateur afin d’adopter facilement l’outil. Pour réussir son projet e-Sourcing, l’équipe de conduite du changement devra impérativement embarquer des fournisseurs dans la transformation. L’expérience devra être personnalisée, par exemple grâce à la création de contenus à leur intention, pour s’assurer de leur participation au projet de digitalisation. Il faudra aussi les animer en continu pour leur donner envie de s’engager dans la durée.

Les points d’attentions sont connus, l’un est technique : comment gérer des réponses différentes du format Excel imposées, et l’autre est relationnel : l’outil apporte de la transparence sans supprimer la communication avec votre acheteur.

Lire aussi : Comment réussir le Marketing de son projet de transformation ?

Gestion du changement : les utilisateurs clefs doivent se révéler au lieu d’être nommés

Il est classique dans le cadre d’un projet de transformation de nommer des utilisateurs-clés qui auront un rôle d’animation d’un secteur fonctionnel ou géographique. Toutefois à l’usage, il s’avère que, bien souvent, les Key Users changent de poste ou ont d’autres tâches par trop prenantes. Ne serait-il pas beaucoup plus efficace de détecter les utilisateurs-clés de manière dynamique parmi la population utilisatrice. Il y a là des énergies, des propositions de valeurs qui ne demandent qu’à être exploitées.

Sur ce sujet, je vous propose d’aller plus loin en lisant l’article : S’appuyer sur les ambassadeurs pour diffuser la dynamique de transformation.

En conclusion, avec des objectifs de pilotage bien définis, une implémentation alignée sur les prérequis de la Direction (pilotage, compliance et reporting), une équipe Support & Admin, une amélioration de l’expérience utilisateur à destination des fournisseurs par les éditeurs, une personnalisation des contenus pour chaque utilisateur, une gestion du changement qui de manière dynamique détectera les Key Users au service de la communauté, ainsi qu’une montée en compétence individualisée, tous les ingrédients sont réunis pour une transformation réussie de votre e-Sourcing, et de la visibilité de la Fonction Achats.