Les Directions Achats face au défi de l’adoption des outils et processus

Filles d’internet, les Directions des Achats ont inventé leurs outils logiciels en inventant leur fonction. La transformation continue de leur fonction, oblige les Achats, ce nœud de communication entre les ressources internes et externes, à appeler à leur adoption pleine par les utilisateurs internes et externes. Quels sont ces logiciels, les acteurs, les processus ? Pourquoi la nécessité de leur adoption ? Des idées pour réaliser ce défi.

Fin des années 90 se leva une nouvelle fonction au sein des entreprises, la fonction Achat. L’automobile l’avait initiée, Internet l’a vue se lever. Les Achats, fonction support pour les uns, fonction régalienne pour les autres, est au centre de la relation de l’Entreprise avec les Ressources Externes. En vingt ans, les directions des achats ont non seulement su trouver leur place au sein de leurs organisations, mais ont aussi créé des applications web ou ont su accompagner des éditeurs pour supporter la professionnalisation de leurs processus métier. Si les défis restent immenses, le premier d’entre eux serait la large adoption de leurs outils de processus à la fois par les fonctions internes et par les fournisseurs.

Nécessaire adoption double des outils : par la fonction achats et leurs fournisseurs

En vingt ans les logiciels Achats ont suivi la montée en puissance de la Fonction Achat couvrant de plus en plus de périmètres métier. Les processus End to End couverts par les plateformes logicielles sont le Source to Pay, le Source to Contract ou le Procure to Pay. Ces outils de communication et de processus permettent de couvrir les tâches en relation avec les Fournisseurs – stratégie, sourcing, appels d’offres, contrats, risques, RSE, performances, litiges, forecast, commandes, stock, factures, paiement – et les tâches de gestion interne comme performance achat ou la consommation budgétaire. S’y ajoutent la gestion de Référentiels Fournisseurs ou Produits, la gestion de BOM, de processus particulier (APQP, PPAP…), d’achats de services, d’intérim, de voyages, de notes de frais…

Intégration aux systèmes d’informations : productivité accélérée mais agilité limitée

Et l’intégration avec les systèmes informatiques de l’Entreprise me direz-vous ? En effet, si certains de ces processus peuvent être mis en œuvre de manière indépendante, un projet de SI Achat implique de nos jours une intégration avec votre paysage informatique qui, parfois, peut être complexe à l’image de la vie des entreprises du XXIème siècle faite d’acquisition, fusion, séparation…L’enjeu de l’intégration doit être vu sous les angles processus et référentiel en gardant en tête que si l’intégration permet d’accroître la productivité des processus, elle en limite l’agilité.

Les raisons d’une adoption nécessaire pour une fonction achat performante

Enjeu de taille, l’adoption des outils de collaboration concerne tout autant les personnels des différentes fonctions de l’entreprise que ceux des fournisseurs.

L’adoption des nouveaux processus et outils est au cœur de toutes les discussions avec les directions internes, avec les éditeurs et avec les fournisseurs. Les Directions des Achats font face à un énorme défi tant le périmètre fonctionnel des processus est grand et les types de populations à considérer sont divers. Revenons sur les raisons de l’impératif de l’adoption :

• ROI : un calcul de ROI intégrant un % d’adoption cible, le ROI projet s’effondrera si l’adoption n’est pas au rendez-vous,
• Collaboration : Les Achats sont une fonction collaborative par essence. Sans adoption de ces outils de collaboration avec les fonctions tierces, ces clients internes, son impact sur la performance de l’entreprise s’en trouveront limités,
• Excellence opérationnelle : Un processus End to End digitalisé permet d’atteindre une performance opérationnelle nécessaire dans la compétition internationale. Un défaut d’adoption est l’équivalent d’une exception, elle coûte d’autant plus cher que l’organisation se sera déjà alignée sur les processus digitalisés (processus hors norme, absence de ressources…),
• Gestion des risques : La digitalisation du suivi des risques étant rendue nécessaire par la complexité des Supply Chain et l’inflation des règlementations internationales, seule une parfaite adoption répondra à ces impératifs

La base Fournisseurs doit devenir un Asset de l’Entreprise à l’image de son fichier Client

La question, évidemment, est de trouver comment répondre aux enjeux de l’adoption des logiciels Achats. Et personne ne reste inactif, en effet les Directions des Achats n’ont de cesse de se challenger et de se réinventer ; les cabinets de conseil de développer de nouvelles approches méthodologiques basées sur des retours d’expériences ; les éditeurs travaillent sur leur expérience utilisateurs et innovent avec de l’intelligence artificielle et des moteurs de recommandations ; les DSI proposent des agents conversationnels.

Les clés pour réussir la digitalisation de la Direction Achats

• What’s in it for me? Les différentes populations appelées à collaborer sur ces plateformes perçoivent très difficilement l’avantage qu’elles pourraient en tirer. Définir clairement ce point pour chacun des persona, fournisseurs inclus, est une clé d’adoption,
• Des indicateurs de succès : étonnamment il est fort rare que soient définis des indicateurs clés de succès quantifiables lors de la mise en œuvre du projet, hors les louables déclarations d’intentions. L’effort de création de ces KPI’s est une étape nécessaire dès le début du projet, il faut ensuite les ajuster en fonction de son évolution.

Pour connaître tous les facteurs qui permettront le succès de votre projet, je vous invite à lire l’article suivant : Les 7 clés pour réussir votre projet de transformation

Quelques pistes de réflexion pour aller plus loin…

• Une vision : La digitalisation des processus et leur adoption pleine et entière feront des Achats une Direction incontournable avec un asset comptant dans la valorisation de leur entreprise : la Base Fournisseurs
• Un moyen : La mise en place un projet d’adoption transverse et continu supporté par une plateforme cloud d’adoption dédiée permettra d’accompagner intelligemment la transformation pour tous les utilisateurs (collaborateurs in situ ou en télétravail et les fournisseurs) ?