Les bonnes pratiques pour maintenir l’engagement collaborateur à distance

Alors que les entreprises traversent une période inédite due à la crise sanitaire liée au Covid-19, de nombreuses questions se posent sur la manière de parer au plus urgent pour maintenir l’activité et préparer le futur. C’est dans ce contexte particulier que l’Inside Success Lab, 1er laboratoire d’idées dédié à la réussite de la transformation des entreprises, s’est tenu pour la première fois à distance via l’outil de communication vidéo Zoom. Un moment riche d’enseignements que nous partageons avec vous pour vous aider à maintenir l’engagement de vos collaborateurs et assurer la continuité de vos activités.

Les membres de cette session ont notamment échangé autour des questions suivantes : Comment maintenir le lien en continu avec vos équipes à distance ? Comment animer et piloter à distance collaborateurs et partenaires, indispensables pour assurer la continuité de vos activités et transformations ? Quelles sont les bonnes pratiques et les écueils à éviter ? Quels KPI de continuité d’activité mettre en place ?

Etat des lieux et enjeux

1- Imaginer de nouvelles formes d’engagement pour un pilotage à distance maîtrisé

Dans un contexte d’activité ralentie, la plus grande des difficultés exprimées concernent notamment les directions et managers qui n’ont pas de visibilité sur l’engagement de leurs collaborateurs et leur compréhension des objectifs actualisés de l’entreprise.

Le challenge consiste alors à imaginer de nouvelles formes de pilotage, de management et d’engagement qui reposent sur les enjeux suivants :

• Arriver à fédérer des équipes dans des situations très différentes : équipes réquisitionnées, vs. des équipes chez elles, vs. des équipes en arrêt
• Gérer les équipes : maintien de l’esprit d’équipe, de l’engagement alors que certains collaborateurs sont confrontés à l’isolement ou des situations personnelles délicates
• Maintenir la motivation à distance et le moral des équipes
• Garder le lien avec toutes les parties prenantes : équipes, partenaires, consultants, clients
• Rassurer les collaborateurs sur la situation de l’entreprise
• Mesurer les plans de charge, l’engagement, les rétroplannings
• Occuper des équipes commerciales dont l’activité est très ralentie
• Maîtriser les informations RH
• Concilier vie professionnelle et vie personnelle
• Gérer les risques psychosociaux
• Continuer les recrutements et les Onboarding par les RH

2- Assurer la digitalisation des équipes pour maintenir l’engagement et préparer le futur

On constate qu’il existe aujourd’hui deux types d’entreprises, celles qui ont déjà passé le pas d’une organisation numérique, et celles où la transition n’a pas encore été mise en place. Mais quelque soit le niveau de maturité digitale des entreprises, beaucoup doivent désormais repenser leur organisation pour un schéma 100% à distance. Une grande partie des entreprises n’étaient pas prêtes à basculer l’ensemble des équipes en télétravail, et cela s’explique par plusieurs causes : une activité qui ne le permet pas, un manque de matériels techniques, un manque d’outils…

Aux vues du contexte, la transformation numérique n’a finalement plus d’autre choix que de se mettre en place dans les entreprises en mode accéléré, avec les enjeux qui vont de pairs :

• Équiper ses collaborateurs afin qu’ils disposent de tous les outils pour travailler à distance (connexion internet stable, outils collaboratifs, ordinateur, téléphone, double écran,…)
• Outiller et embarquer des populations d’ouvriers qui n’avaient pas accès à l’informatique
• Réconcilier les entreprises à deux vitesses avec des populations en bureau digitalisées et des populations sur le terrain qui ne sont pas outillées
• Communiquer sur les outils et leur utilisation
• Communiquer sur les actions de l’entreprise, la vision court et moyen terme, les nouveaux objectifs
• Assure la gestion des collaborateurs en télétravail
• Fixer de nouvelles règles à distance pour maintenir un engagement homogène
• Accompagner les managers dans la mise en télétravail de leurs équipes
• Engager les externes dans le travail d’équipe à distance

Les bonnes pratiques

1- Mettre en place de nouveaux modes de management

Que ce soit sur des projets en cours ou de nouveaux projets, la coordination virtuelle exige, pour être efficace, une routine de management plus stricte, plus régulière, et continue pour permettre le maintien de l’engagement des collaborateurs à distance.

La charge du management se révèle plus forte dans le contexte, il convient alors de mettre en place des rituels réguliers avec les équipes mais aussi d’accélérer la mise en place de méthodes de gestion de projet à distance afin que le numérique continue à être un facteur de gain de temps pour le manager :

• Mettre en place des rendez-vous réguliers avec les équipes pour que chacun puisse comprendre et avancer : points quotidiens en équipe le matin (15 minutes), points projets, privilégier les One-to-One, des points plus réguliers mais plus courts,
• Organiser des temps de détente : petit-déjeuner, goûter, coffee break et afterwork virtuels
• Varier les horaires des points
• Ajouter la vidéo aux réunions pour permettre de garder le lien physique
• Mettre en place des pauses de 5 minutes entre deux réunions (pause correspondant par exemple à un déplacement physique entre deux salles de réunion)
• Prendre le temps de gérer l’humain au-delà des objectifs et de la productivité pour maîtriser les inquiétudes et faire face aux situations familiales ou personnelles de chacun
• Accepter que la charge de travail puisse être allégée en fonction de la charge enfant/famille en parallèle
• Canaliser les initiatives pour maîtriser les outils utilisés : éviter de multiplier les outils et les canaux de communication
• Former à une utilisation collaborative et alignée des outils (whatsapp, link, teams, trello)
• Rappeler les règles de fonctionnement d’un outil en début des webinars ou video-conférences (zoom, hangout, skype)
• Former les managers à l’animation de leurs équipes à distance
• Partager régulièrement des messages de la direction, des communications positives, des bonnes pratiques
• Avancer sur les tâches de fond avec les équipes dont la charge est diminuée (accélérer sur un projet CRM avec ses équipes commerciales par exemple et profiter de ce temps pour une adoption réussie des processus et usages)

2- Responsabiliser les équipes

La réorganisation brutale du travail a suscité de nombreuses interrogations et difficultés d’ordre personnel, mais aussi professionnel, qui constituent autant de facteurs de désengagement pour les collaborateurs. Il faut ainsi réussir à rassurer, lever les doutes, et continuer à animer et motiver chacun de manière personnalisée et continue. L’engagement individuelle repose, en partie, sur la responsabilisation de chacun, et des équipes.

Voici quelques unes des bonnes pratiques échangées :

• Faire confiance à ses équipes
• Mettre en place un système déclaratif permettant d’évaluer la capacité de travail des équipes
• Proposer aux collaborateurs de se porter volontaires pour soutenir les fonctions vitales de l’entreprise : favorise la solidarité des équipes et l’autonomie de chacun
• Mettre en place des objectifs d’équipe permettant de suivre l’avancement du travail au niveau collectif durant cette période
• Apprendre aux équipes à s’auto-contrôler
• Communiquer sur les succès des équipes pour maintenir le lien
• Animer les équipes avec des challenges

 3- Adapter les KPI d’activité

Certaines équipes ont fait le choix de garder les mêmes objectifs et KPI afin de montrer que, à distance ou au bureau, les équipes sont capables d’assurer la continuité de leurs activités. Pour d’autres, l’activité n’a pas eu d’autre choix que de s’adapter à la situation de crise, et les KPI sont amenés à évoluer pour maintenir l’activité et l’engagement autour des enjeux de l’entreprise.

• Définir des indicateurs liés au maintien d’activité
• Revoir les objectifs au niveau des équipes et des individus
• Mettre en place des KPI collectifs favorisant la responsabilité et l’autonomie des collaborateurs
• Mesurer et analyser l’activité de la période pour en comprendre l’impact et se préparer à la reprise
• Préparer les objectifs de reprise d’activité

4- Anticiper les conditions de la reprise et préparer le futur

Pour préparer l’avenir, les entreprises doivent anticiper au mieux les conditions de la reprise et accélérer leur transition numérique. Le sentiment d’urgence actuel constitue une opportunité unique pour accélérer l’adoption des outils nécessaires à la continuité des activités, mais aussi pour créer un noyau fort qui viendra renforcer la position managériale très critiquée ces dernières années. Un management fort, en première ligne pour aider les équipes, peut constituer un fort levier d’engagement et renforcer la collaboration entre les équipes.

En tout état de cause, voici les trois catégories de KPI à privilégier pour préparer la reprise :

• La qualité et la performance
• Le collaboratif, qui permet de créer le noyau dur de demain
• Les compétences, qui permettent de préparer l’avenir

Et trois types d’objectifs à mesurer pour suivre l’engagement des collaborateurs :

• Le niveau d’expression individuel
• Le taux de formation
• Le niveau de consultation des KPI