Digitalisez votre conduite du changement pour réussir votre projet ERP

Faire de l’ERP un levier d’accompagnement de la transformation numérique… C’est possible ! L’Enterprise Resource Planning (aussi appelé PGI pour Progiciel de Gestion Intégré) est un système d’information considéré comme la “colonne vertébrale” de l’entreprise. Permettant de gérer l’ensemble des processus opérationnels et informations organisationnelles, l’ERP possède de nombreux atouts. Synonyme d’agilité, de performance, d’optimisation des coûts et des ressources, l’ERP est un accélérateur de processus en interne pour l’ensemble des services (marketing, commercial, fonction finance…)

Qui dit conduite d’un projet ERP, dit nouveaux enjeux en matière de conduite du changement et d’adhésion des équipes. Dans cet article, nous vous guidons sur le déploiement d’un ERP nouvelle génération : quels sont les enjeux réels liés à la conduite du changement ? Comment réussir son adoption par les équipes ? Quel outil peut faciliter et sécuriser la mise en place d’un ERP en interne ?

Déploiement d’un ERP nouvelle génération : les réels enjeux de la conduite du changement

1/ Avant de penser ERP, pensez conduite du changement !

Le déploiement d’un progiciel de gestion intégré s’accompagne d’évolutions importantes, tant pour les collaborateurs que pour l’entreprise en elle-même. La conduite du changement est donc indispensable pour garantir la réussite du projet et son adoption massive en interne.

L’enjeu principal de la conduite du changement est de sensibiliser, motiver et impliquer les collaborateurs, pour faciliter l’acceptation de nouvelles solutions comme l’ERP.

Pour éviter tout risque de résistance au changement et assurer une adhésion maximale, le démarrage de la conduite du changement doit être priorisé avant même l’adoption de l’ERP… Et la culture du changement doit être diffusée en continu !

2/ Le déploiement de l’ERP : quels changements anticiper ?

Nous n’allons pas vous mentir : l’ERP souffre d’une image détériorée et vieillissante. Mis en place il y a une quinzaine d’années par certaines entreprises, cette solution était davantage orientée produit que collaborateurs ou clients.

Cependant, la culture d’entreprise et l’adoption d’outils nouvelles générations doivent évoluer. Les progiciels de gestion intégrée doivent se positionner comme des plateformes transverses, qui s’intègrent et s’adaptent aux spécificités métiers des collaborateurs.

Plusieurs évolutions sont à anticiper :

• Le développement de progiciels n’est pas qu’une opportunité pour les services marketing, service client ou commercial. La fonction Finance par exemple, moins tournée vers la transformation digitale, doit pourtant saisir le potentiel des nouvelles technologies pour être un acteur majeur de la conduite du changement digitale. Pour les processus financiers (comptabilité, trésorerie, pilotage de la performance, Order to Cash etc), il est temps de mener des chantiers de digitalisation : l’ERP permet de passer à l’action !
• Avec la montée en puissance de la dématérialisation, les projets ERP doivent être migrés entièrement sur le cloud. Cette migration concerne des milliers de collaborateurs, souvent dans différents pays, et il est essentiel d’aligner l’ensemble des équipes sur les objectifs de l’entreprise. Un équilibre entre les besoins réels de chaque équipe et l’application des process doit être trouvé, pour permettre une transformation efficace.
• Le design de la plateforme doit également simplifier l’expérience utilisateur (UX), selon les usages de chaque collaborateur. Le changement est déjà en marche : c’est à l’outil de s’adapter aux collaborateurs, pour faciliter une adoption plus rapide.

Quelles sont les clés pour faire adhérer les collaborateurs au déploiement de l’ERP ?

1/ Préparer le projet ERP grâce à une stratégie de communication dans la durée

Oubliez l’époque où l’adoption d’un nouvel outil devait se faire dans la contrainte. Aujourd’hui, l’ERP doit s’intégrer dans une culture “collaborateur centric”, où la communication doit primer.

Prenons l’exemple d’un déploiement d’ERP partant de la Fonction Finance : si le besoin est centré sur la digitalisation des processus, la transformation de cette fonction ne doit pas être isolée. La Finance peut être le point de départ d’un tel projet, mais l’adhésion de l’ensemble des collaborateurs est nécessaire.

Pour y parvenir, la communication doit être continue, tout au long des avancées. L’entreprise peut par exemple s’appuyer sur des cas d’usage ou des guides de prise en main, pour permettre à chacun de comprendre et s’approprier les nouveaux éléments. Pour favoriser l’adoption, l’engagement global est primordial !

2/ Déployer l’ERP en sécurisant l’adoption par différents leviers

Pendant la phase de déploiement, l’entreprise doit penser à actionner différents leviers sécurisants pour les collaborateurs, comme…

• Une expérience ludique et positive : pour réussir cette adoption, pensez à donner du sens à l’expérience vécue par les collaborateurs. Des objectifs clairs, de l’information ludique en continu, valoriser chaque petit “quick win”… A cette étape, positivité rime avec succès !
• Des indicateurs clés : pour mesurer l’avancée du projet, des indicateurs clés de succès (KSI) sont nécessaires. L’équipe dédiée au pilotage et à la gouvernance du projet pourra ainsi suivre le parcours d’adoption en interne et les niveaux d’usage de chacun par rapport à la performance attendue. Ces KSI doivent être mesurables, adaptés au terrain et partagés avec les acteurs de cette transformation.
• Des collaborateurs-ambassadeurs : parmi vos collaborateurs, identifiez les Collabor’Acteurs ! Engagés dès la phase du démarrage, les collaborateurs-ambassadeurs sont de véritables piliers. Pour créer une dynamique, diffuser des bonnes pratiques, valoriser des actions concrètes… Ces ambassadeurs leaders renforcent l’adhésion, le partage et l’animation en interne.

3/ Pérenniser l’adoption de l’ERP,  avec un parcours de montée en compétences continu

Aujourd’hui, nombreuses sont les entreprises qui rencontrent des difficultés dans l’utilisation de leur ERP ou la pérennisation de l’adhésion en interne. Les procédures sont longues et complexes, la formation est traditionnelle et seulement au démarrage du projet, les employés contournent l’outil autant que possible…

Les causes de ce désenchantement sont souvent la refonte irrégulière des process ou la mauvaise compréhension des usages de l’ERP (manque d’informations, formations non adaptées et personnalisées, etc).

Chaque collaborateur doit donc être accompagné, grâce à un parcours de montée en compétences continu et progressif. Ce parcours doit être personnalisé et tenir compte de son niveau d’adoption. De même, ce parcours doit s’adapter au turnover : un “knowledge management” peut être mis à disposition des nouveaux collaborateurs, pour assurer une transmission du savoir à chaque prise de poste.

Faire adhérer les collaborateurs au déploiement ou transformation d’un ERP est une chose, les engager sur la durée en est une autre. Pour garantir une adoption continue et simultanée tout au long du projet, notre conseil est d’industrialiser chaque phase du déploiement de l’outil.

InsideBoard, première plateforme de conduite du changement digitale, vous accompagne !

La nécessité d’une plateforme digitale pour sécuriser la réussite d’un projet ERP

La mise en place d’un nouvel ERP ne laisse pas de place aux approches descendantes et aux formations de masse. Une plateforme digitale comme InsideBoard peut vous aider à suivre chaque étape du déploiement de l’outil par différents moyens.

1/ La création d’une expérience utilisateur

Dès la rédaction du cahier des charges en amont du déploiement, InsideBoard peut vous aider à détecter et animer des “key users”. Cette communauté d’utilisateurs engagée et dynamique créera un sentiment d’urgence et d’identification auprès des autres collaborateurs, qui auront envie d’adhérer au projet à leur tour.

Au moment du déploiement de l’ERP, la plateforme InsideBoard pourra ensuite communiquer et engager les collaborateurs autour du projet. Une communication simple et attractive via un réseau social, une gamification et une personnalisation de la formation, des possibilités de partage avec sa communauté… Le changement devient alors ludique.

Enfin, à travers les Key Success Indicators définis, InsideBoard mesure l’adoption, la montée en compétences et valorise les succès individuels et collectifs. Chaque collaborateur est acteur de sa propre transformation !

2/ L’Intelligence Artificielle au service de l’adoption

Grâce à une solution comme InsideBoard, l’entreprise peut rassembler et stocker des contenus de formation jusqu’alors éparpillés et souvent inaccessibles aux collaborateurs.

En s’appuyant sur des algorithmes d’Intelligence Artificielle, InsideBoard propose un moteur de recommandation intelligent de contenus et de parcours personnalisés (formation, bonne pratique, recommandation d’actions …) en fonction du niveau d’adoption et de performance du collaborateur.

3/ La gestion multiprojets et le suivi global de la transformation

Notre plateforme centralise l’ensemble des projets de transformation (ERP, relation client / CRM, Digital Workplace, fonction Finance, etc), pour avoir une vue complète et un suivi en temps réel de la performance.

L’accompagnement d’InsideBoard concerne l’ensemble des collaborateurs sur la durée : en les préparant aux changements de process et de leur métier, la plateforme permet d’accomplir des projets de transformation à succès.

La mise en place d’un ERP devient alors l’opportunité de créer une expérience positive et ludique de conduite du changement, en phase avec les usages et besoins actuels et à venir. Chaque collaborateur devient ainsi acteur de la transformation !

La réussite d’un projet ERP se mesure au degré d’adhésion des équipes en interne. Le vrai succès, c’est l’engagement des collaborateurs.

De la fonction Finance aux équipes marketing, pour que l’adhésion soit collective, il est essentiel de démarrer une approche de conduite du changement en amont du projet.

Tout au long du déploiement, pensez à mettre le collaborateur au centre de chaque action… Et à pérenniser son adhésion grâce à une solution de conduite du changement digitale comme InsideBoard !