Digitalisation des achats et onboarding des fournisseurs : l’équation résolue ?

A l’heure du digital et de l’e-procurement, la transformation et la digitalisation des achats sont au cœur des réflexions des grands groupes.

L’un d’entre eux, dans le secteur industriel, vient de choisir son nouveau portail fournisseur avec pour objectif de digitaliser son processus d’appel d’offre. Ce dernier souhaite ainsi refondre son processus achats en poursuivant un double enjeu :

  • Un enjeu de moyen, celui d’intégrer davantage la fonction achats à la stratégie globale de l’entreprise
  • Un enjeu de résultat, celui de donner à cette fonction une nouvelle dimension stratégique et de la doter de nouvelles méthodes qui optimisent la performance Achat et le ROI des investissements consentis

Craignant que les fournisseurs butent sur ce nouveau portail et que leur participation aux appels d’offre soit retardée, la question de leur onboarding rapide s’est posée. D’autant que depuis maintenant 2 semaines, bon nombre d’entre eux recourent au support mis en place par ce grand groupe.

En effet, ces craintes sont fondées. La particularité de cette transformation ne réside pas dans la nécessité d’onboarder des acteurs internes (acheteurs, demandeurs d’achat, financiers, juristes) mais dans celle d’onboarder des acteurs externes – les fournisseurs en l’occurrence – qui sont incontournables dans l’atteinte des objectifs de performance Achat.

Bien que l’onboarding possiblement compliqué des acteurs internes soit nécessaire, il est clair que ces efforts resteraient vains si la transformation n’opérait pas du côté des fournisseurs. Or, pour atteindre les objectifs de performance Achat, la digitalisation des opérations effectuées par les fournisseurs est sur le chemin critique.

Mais alors, de quelles opérations parle-t-on ?

  • Le simple fait de créer son compte dans le portail Fournisseurs
  • La fourniture des données nécessaires au référencement (kbis, compte etc…)
  • La fourniture de certifications en tout genre requis par les acheteurs
  • Un accusé réception de commande
  • Une facture fournisseurs dématérialisée
  • La participation à un appel d’offre et tous les allers retours que ce processus suppose

A cela s’ajoute l’ensemble des échanges nécessaires entre l’entreprise et ses fournisseurs réalisés tout au long de l’année et pour lesquels l’utilisation du mail est souvent contre-productive. On imagine aisément l’impact négatif sur la performance Achat d’un retard voire d’une absence d’appropriation des outils par les fournisseurs.

L’entreprise pouvant se retrouver avec seulement 20% de ses fournisseurs onboardés, limitant mécaniquement la performance Achat par manque de concurrents ou parce que les certificats requis pour certains AO ne sont toujours pas remis.

Dans ce contexte, quelle est la stratégie de conduite du changement appropriée ?

Cette stratégie tient en 4 volets incontournables qui sont les suivants :

Volet 1 : Donner du sens aux demandes et exigences formulées par l’entreprise à ses fournisseurs. Par exemple, expliquer en quoi la nouvelle réglementation en vigueur sur les achats d’énergie qui nécessite de collecter un certificat auprès de vos fournisseurs d’énergie est incontournable.

Volet 2 : Segmenter classiquement ses fournisseurs par catégorie mais surtout faire ressortir les « fournisseurs stratégiques » pour leur réserver un traitement dédié.

Volet 3 : Se constituer un Success Board relatif à l’onboarding des fournisseurs. Ce success board assorti d’objectifs et partagé avec chacun des fournisseurs pris individuellement, permettra de connaître à tout moment l’avancement de l’adoption et des opérations à effectuer par vos fournisseurs. Ces derniers sauront où ils vont et où ils en sont.

Par exemple, vous constatez que 20% seulement de vos fournisseurs sont arrivés au bout du processus de référencement dans le nouveau portail Achat récemment mis en œuvre. Vous mettez en place un success board dédié à cette campagne de référencement. Ce success board contiendra des objectifs de jalons intermédiaires et d’achèvement communiqués et l’état d’avancement hebdomadaire ; le tout partagé avec vos fournisseurs.

Ou autre exemple, à la suite d’une nouvelle réglementation, vous lancez une campagne d’obtention d’un certificat de conformité à l’ensemble de vos fournisseurs d’énergie. Cette campagne sera pilotée via un success board dédié contenant un objectif de délai (1 mois par exemple) possiblement différencié par segment de fournisseurs, ainsi que l’état d’avancement hebdomadaire de cette fourniture partagé avec vos fournisseurs. Ce qui servira de relance de vos fournisseurs post deadline.

Volet 4 : Mettre en place une animation propre à chaque segment de fournisseurs, qui s’appuierait sur un moteur d’IA et dont l’intensité évoluerait au rythme du success board.

Ce qui revient à fournir le bon contenu aux fournisseurs qui en ont besoin au bon moment. D’où l’évitement d’une infobésité néfaste à une transformation réussie.

Dernier point d’attention : Ayant affaire à des fournisseurs, la mise en œuvre de ces 4 volets doit obéir à un certain nombre de règles de confidentialité et de cloisonnement des informations partagées.

Il va de soi qu’au sein d’une même plateforme de conduite du changement (de formation ou d’adoption comme InsideBoard), deux fournisseurs ne peuvent pas se retrouver ou partager des informations. Chacun des fournisseurs devant ainsi se retrouver dans un environnement dédié et personnalisé uniquement consultable par des acteurs internes de type Acheteurs.