Office 365 : garantir son adoption par vos équipes dans la durée

Office 365 : garantir son adoption par vos équipes dans la durée

Vous êtes Directeur des Systèmes d’Information et vous avez décidé de migrer vers Office 365 afin de doter votre entreprise d’un véritable Digital Workplace ? A l’ère du cloud et de la mobilité, cette transformation est un passage obligé qui offre aux collaborateurs les outils technologiques adéquats pour travailler plus efficacement.

Ce nouvel espace de travail doit permettre de répondre à des enjeux de productivité en fluidifiant l’information. Or cette migration vers Office 365 peut se révéler un véritable challenge, sur le plan technologique d’abord, mais surtout en termes d’adoption de la part des collaborateurs.

Pour mener à bien ce projet de transformation, il vous faudra passer par trois grandes phases décisives : lever les freins et convaincre du bien-fondé de la démarche, embarquer vos collaborateurs dans l’utilisation des services Office 365, et enfin, mesurer l’impact du projet suite au déploiement pour continuer à ancrer les usages dans le temps.

3 freins à lever pour permettre l’appropriation d’un Digital Workplace

Les projets de transformation menés dans les entreprises soulèvent un certain nombre de questions, autant au niveau des managers que des collaborateurs. Changer les outils de travail du quotidien, c’est attaquer les habitudes des équipes mais aussi de chaque individu. C’est un changement culturel qui doit se mettre en place dans la durée ; il faut changer les états d’esprit, repenser les manières de travailler. Ce changement peut prendre du temps, cela va notamment dépendre de la capacité de l’entreprise à se transformer.

Un frein lié à l’outil : « Pourquoi changer d’outil ? »

Un des freins que nous avons pu constater aux côtés de nos clients concerne directement l’outil en lui-même. S’approprier un ensemble de services Cloud peut sembler compliqué pour l’utilisateur et de nombreux a priori peuvent surgir au début du projet.

« Quel intérêt aurais-je à remplacer les outils que j’utilise depuis des années par une offre qui me semble plus complexe ? » « Encore un outil imposé qui ne rend pas mon travail au quotidien plus efficace. »

Votre capacité à rassurer et à impliquer l’ensemble des parties prenantes sera décisive pour la réussite de votre projet, et cela passe par une communication transparente et régulière auprès de l’ensemble des équipes.

Pour répondre au sentiment confus qui peut apparaître, il vous faudra dépasser les a priori et démontrer les bénéfices non-perçus au premier abord par les collaborateurs. Expliquez-leur concrètement quel est leur intérêt à adopter les services Office 365 : moins de mails à traiter avec la mise en place de canaux appropriés aux différentes communications, un travail à distance facilité grâce à des solutions collaboratives, une co-production de documents simplifiée, un stockage cloud qui facilite l’accès en mobilité, etc..

Un frein lié à des populations très hétérogènes

Les entreprises sont constituées de populations hétérogènes, qui peuvent de surcroît être nombreuses. Afin de réussir votre migration Office 365, il vous faudra non seulement convaincre votre hiérarchie mais aussi chacune de ces populations aux priorités très différentes. Il vous faudra donc dans un premier temps les identifier.

Au sein de ces différentes populations, les collaborateurs sont la pierre angulaire de la réussite du changement. Certes, ils peuvent avoir des appétences très hétérogènes dans l’appropriation qu’ils vont faire des services Office 365, il est cependant nécessaire d’intégrer que les freins liés à la transformation en interne ne sont pas forcément liés à l’âge ou à la maturité digitale de chacun. Certains promoteurs ne seront pas digitalisés alors que vos populations les plus jeunes peuvent montrer des réticences au départ.

Ici encore, c’est en adaptant vos communications à ces différentes populations que vous parviendrez à les convaincre des bénéfices qu’elles tireront en utilisant ce nouvel outil dans leur univers professionnel.

Un frein lié au projet de transformation en lui-même : « Encore un projet qui va échouer ! »

Ces dernières années, les projets de transformation ont été multipliés par 8 dans la majorité des secteurs d’activité. Les collaborateurs et leurs managers sont débordés, et un nouveau changement dans les habitudes de travail peut être mal accueilli dans l’entreprise.

Ne donnez pas raison aux détracteurs internes qui dès le départ n’auront pas foi dans votre projet. Communiquez votre vision, elle sera l’élément fédérateur du projet et vous permettra de mobiliser et de susciter l’engagement des équipes. Bien définie et en lien avec l’ADN de l’entreprise, la vision crée l’envie et l’engagement dans la durée. Tout l’enjeu consiste à la rendre attractive, porteuse de sens et accessible.

Les projets Office 365 sont trop souvent considérés sous le seul axe technique. L’angle du Change Management ne doit pourtant pas être mis de côté au risque de voir le projet échouer après la phase de déploiement comme 75% des projets de transformation (sources : Mc Kinsey, Gartner, Gallup, Standish Group, Towers Watson).

Comment embarquer les équipes dans la mise en place des services Office 365 ?

Une chose est sûre, pour convaincre les collaborateurs de vous suivre, il vous faudra des relais, et notamment un réseau d’ambassadeurs internes. Et quand on sait que la recommandation d’un ambassadeur est 10 fois plus entendue que la même recommandation émise par un manager, alors on n’hésite plus.

La question de la détection des Ambassadeurs du projet

Quand on parle Ambassadeurs, la première question des entreprises est “comment attribuer ce rôle supplémentaire à des collaborateurs à qui l’on demande déjà beaucoup ?”.

Et effectivement, tous vos collaborateurs ne pourront pas endosser ce rôle, il est donc important de bien choisir son réseau d’ambassadeurs. L’expérience démontre d’ailleurs que 70% des ambassadeurs enrôlés “de force” ne rentrent pas dans leur rôle. Et pourtant cette étape est un facteur clé dans la réussite de votre projet.

Ainsi, vous devez être en capacité de les identifier en vous basant sur de vrais signes de motivation. InsideBoard peut vous aider à capter ces signaux. Et vous pouvez être surpris. Certains de vos collaborateurs les plus discrets peuvent se révéler et faire preuve de leadership insoupçonné pour embarquer leurs pairs dans la transformation.

Animer vos communautés par le jeu ?

La question du jeu dans le milieu professionnel peut faire débat ; elle est indissociable de la culture de votre entreprise. Un fait cependant ne se discute pas, la France est un pays qui aime le jeu, c’est culturel (65% des Français déclarent aimer jouer selon BVA). Ainsi, quel que soit le niveau de maturité de votre entreprise sur la gamification, vous pouvez l’aborder de manière très différente.

Il existe différents niveaux pour embarquer vos collaborateurs par le jeu : de l’obtention de simples badges à la mise en place de programmes de certification ou encore de jeux concours plus sophistiqués. Vos collaborateurs aimeront se challenger individuellement ou en équipe, alors pourquoi ne pas les embarquer dans votre projet par un discours plus ludique ?

Les atouts de la gamification sont nombreux mais peuvent se résumer en deux mots : engagement et expérience utilisateur. L’individu se retrouve impliqué en tant qu’acteur dans le projet grâce à une expérience dynamique et sur-mesure. Le jeu a alors pour objectif final d’inciter des acteurs ciblés à s’impliquer et à adopter des objectifs stratégiques.

Un accélérateur pour le déploiement d’Office 365 : mesurer l’appropriation et les usages

Dans les entreprises, une difficulté peut s’imposer quand il s’agit de définir les objectifs du projet, de les mesurer et de s’en servir pour ajuster ses actions et animer les équipes. La définition de vos objectifs de succès et leur mesure est pourtant essentielle dans la réussite de votre projet de transformation. Vous pouvez ainsi être confronté, après le déploiement de l’outil, à une incapacité à mesurer les impacts réels du projet.

La plateforme InsideBoard, vous permet de suivre la performance tout au long de votre projet de transformation. Pour Office 365, la granularité des KPI peut se faire de manière très fine grâce à l’API Microsoft. La plateforme peut aussi vous aider à mesurer les usages internes à votre entreprise avant l’implémentation de l’outil. Vous aurez ainsi une compréhension du niveau de maturité des équipes en amont du projet et vous bénéficierez d’un référentiel de base qui servira tout au long du projet.InsideBoard, 1ère plateforme digitale de conduite du changement utilisant l’intelligence artificielle, vous propose en une seule plateforme l’ensemble des leviers pour engager chacun de vos collaborateurs dans la migration vers Office 365 et vous permettre de suivre la performance de votre projet une fois votre Digital Workplace déployé. InsideBoard n’est pas un outil de plus, la plateforme est intégrée directement dans Office 365 et a été conçue pour embarquer les utilisateurs simplement avec des leviers inspirés de leurs expériences consommateurs quotidiennes.

Article co-écrit avec Oresys :

Oresys travaille depuis plus de 30 ans sur des projets d’accompagnement du changement et réalise plus de 50 projets par an. Ces expériences lui ont permis d’acquérir une véritable expertise à la fois dans le cadrage avec la mise en place de stratégie de conduite du changement, mais aussi dans la démarche à mettre en œuvre ainsi que le suivi et le pilotage dans la durée. Les missions réalisées chez de nombreux clients ont rendues possible la capitalisation d’outils « accélérateurs de démarches ». Fort de ces pratiques Oresys a la conviction qu’accompagner le changement sur le déploiement des outils Office 365 c’est d’abord cadrer et orienter le déploiement d’un point de vue des usages des collaborateurs plutôt qu’outils.

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