Accélération digitale : accompagner l’impérative montée en compétences des collaborateurs à distance

L’actualité Covid-19 a déclenché une vague de digitalisation massive et accélérée. Les entreprises ont dû s’adapter rapidement, elles ont notamment profité de ce temps pour penser ou repenser la montée en compétences afin de garder les équipes engagées sur les programmes de transformation en cours.

En effet, la montée en compétences des collaborateurs passe par leur engagement. Pour ce faire, il est important de redonner du sens aux plans de formation et ne pas considérer que la montée en compétences repose exclusivement sur la formation.

Réussir la montée en compétences de ses collaborateurs implique en effet pour les directions métiers de les engager autour de plusieurs dimensions, de questionner les méthodes utilisées, mais aussi leurs collaborateurs, en prenant en compte les spécificités de management, d’équipement, de digitalisation et de communication interne.

La crise a donc révélé de nouveaux enjeux de montée en compétences à distance et des bonnes pratiques pour la favoriser. C’est dans ce contexte que l’Inside Success Lab, 1er laboratoire d’idées dédié à la réussite de la transformation des entreprises, s’est tenu en juin pour en débattre. Un moment riche d’enseignements que nous partageons avec vous pour vous aider à maintenir et/ou relancer l’engagement de vos collaborateurs à distance.

1/ Impact de la crise : place aux nouveaux enjeux de la montée en compétences à distance

Maintien et accélération des plans de transformation

Certaines entreprises ont maintenu leurs projets de transformation pendant la crise avec un focus sur le maintien du lien avec leurs collaborateurs, et notamment leurs forces de vente.

• Objectif : s’assurer que les forces de vente continuent à assimiler les connaissances indispensables à leur mission et à recevoir les informations nécessaires pour rester opérationnelles, et ne pas perdre de temps au moment de la reprise.
• Moyens : les entreprises qui ont fait ce choix ont multiplié la création de contenus et leur partage, et renforcé leurs parcours de formation.

D’autres entreprises ont profité de la crise pour accélérer leur transformation digitale, à travers :

• La qualification de la data client et l’acculturation des équipes de ventes.
• L’utilisation et l’adoption des outils qui pouvaient rencontrer une certaine résistance avant la crise.
• La transformation des process de performance en proposant des formations à la carte dans des parcours imposés (e-learning pour le socle des formations, des webinars pour les plus poussées).

Montée en compétences à distance : les facteurs à prendre en compte

• Le télétravail a mis en avant une productivité globalement plus élevée des collaborateurs, notamment parce que ce mode de travail supprime le temps de transport et réduit les interruptions.
• L’accompagnement des collaborateurs et l’intégration des nouveaux collaborateurs ont dû être repensés, notamment l’acquisition et l’intégration de la culture de l’entreprise.
• L’e-learning est souvent associé à une forme d’obligation ou d’injonction et implique des coûts et ressources importants avec un taux de réussite des projets e-learning estimé à 25%.
• « L’industrialisation » de la formation individuelle est fortement critiquée : les entreprises ont pris conscience que les collaborateurs ont besoin de monter en compétences à leur rythme, en continu et à travers des parcours et des supports personnalisés, ce que rend possible le digital.

La crise a montré que la liberté du choix du moyen pour monter en compétences et du moment pour s’engager constitue une force pour le collaborateur, à l’instar de l’expérience qu’il vit en externe. Le télétravail a permis aux individus de recouvrer la notion de liberté associée au temps. Les entreprises doivent l’accepter et accompagner le collaborateur dans sa formation avec une logique de gestion de projet et de management tout en lui laissant cet espace de liberté. La crise va conduire à repenser le travail à distance, l’enjeu consiste alors à trouver le bon équilibre entre digital et lien social.

Attention toutefois à la reprise qui suscite un décalage entre les collaborateurs qui continuent à exercer depuis leur domicile et les collaborateurs qui retournent sur site / au bureau. Un système de fonctionnement hybride peut permettre de rétablir l’équilibre collectif et créera des opportunités pour l’accompagnement après-crise.

2/ Les meilleures pratiques pour accompagner la montée en compétences à distance

• Créer des routines avec des temps d’échanges courts et plus réguliers, qui constituent un rituel pour les collaborateurs.
• Mesurer l’impact de la formation et définir des objectifs de montée en compétences personnalisés par métier et cas d’usage.
• Lier les objectifs de montée en compétences aux objectifs opérationnels (mise en pratique, qualité, agilité, productivité) et business (performance, satisfaction client, ROI…), ce qui donne du sens et de la transparence aux collaborateurs et leur permet de se responsabiliser et de s’engager de manière plus naturelle.
• Engager en multipliant les sources et les leviers : sponsoring et mentoring, partage de contenus courts (infographies, vidéos, articles de bonnes pratiques…), échange avec sa communauté, gaming, challenges, micro-learning, quizz…

• Découper les programmes de formation en mini-parcours thématiques pour une assimilation personnalisée dans le temps.
• Impliquer les managers dans la montée en compétences des équipes.

3/ Les écueils à éviter pour réussir la montée en compétences de ses équipes

• Limiter le plan de montée en compétences à la formation : il doit intégrer la mise en pratique et le mentoring.
• Imposer un format de montée en compétences unique, quel qu’il soit.
• Délivrer des formations “one-shot”, sans accompagnement dans la durée et plan d’action continu.
• Délivrer des contenus génériques, sans personnalisation et adaptation aux différentes populations métiers et à leurs usages, ni consultation des besoins “terrain”.

En synthèse, l’accélération de l’utilisation du digital pendant la crise, l’émergence de nouveaux enjeux et la prise de conscience des besoins des collaborateurs amènent au constat suivant : pour réussir la montée en compétences, celle-ci doit être personnalisée, porteuse de sens, mesurée, animée en continu et agile ! Le collaborateur doit être libre de choisir son rythme et son ou ses levier(s) d’engagement pour assurer sa montée en compétences.